Hensikten med informasjonen i denne personvernerklæringen er at du skal kunne føle deg trygg på hvordan vi håndterer dine personopplysninger.
Den personlige informasjonen du oppgir er data vi primært vil bruke for å gi deg det materialet du har etterspurt. Vi samler også inn disse opplysningene for å kunne sende deg nyhetsbrev og informasjon om kommende arrangementer. Vi behandler dine personopplysninger med grunnlag i vår berettigede interesse av å sende deg relevant informasjon om oss og våre tjenester.
Vi vil lagre opplysningene så lenge de er nødvendige for å håndtere og dokumentere saken din og for å sende ut informasjon til deg i samsvar med ovenstående. Du kan protestere mot at vi bruker opplysningene dine, enten ved å kontakte oss direkte eller ved å klikke på avmeldingslenken i utsendelsene våre.
Vi er aktive på sosiale medier. Hvis du velger å publisere innhold, for eksempel et innlegg eller en kommentar, på en av våre offentlige sider, behandler vi personopplysningene du publiserer. Vi gjør dette med grunnlag i vår berettigede interesse av å markedsføre oss og kommunisere med personer som tar kontakt for å stille spørsmål eller føre diskusjoner. I tillegg til at personopplysningene dine lagres i tjenesten der du publiserte dem, behandler vi dem også ved å lese, eventuelt besvare og etter hvert slette dem. Du kan når som helst selv slette det du har publisert.
Husk at ved å publisere innhold på en av våre offentlige sider, gir du også opplysningene du publiserer til leverandøren av den sosiale tjenesten. Vi har ingen kontroll over hva disse leverandørene gjør med opplysningene dine; det reguleres helt av deres egne vilkår for den aktuelle tjenesten.
Innkommende e-post inneholder som regel personopplysninger. Hvis du sender e-post til en av oss, vil vi behandle personopplysningene dine ved å lese, lagre og håndtere meldingen din, samt eventuelt videresende den til riktig mottaker i vår virksomhet. Personopplysningene som behandles av oss til dette formålet er de samme som du oppgir i meldingen din. Vanlige eksempler på personopplysninger som mottas på denne måten er navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse av at e-postmeldingen håndteres og besvares. Hvor lenge vi lagrer meldingen din avhenger av hva slags sak det gjelder. Dersom saken for eksempel tilhører et eksisterende kundeforhold, kan vi lagre den i den perioden kundeforholdet besto samt en viss tid deretter (for å ivareta våre rettigheter etter loven).
Tenk deg om en ekstra gang før du nevner en annen person i en e-post til oss. Slike personopplysninger behandles også med grunnlag i berettiget interesse, men det kan være vanskelig eller uforholdsmessig krevende for oss å informere personen om at vedkommendes personopplysninger behandles i dette tilfellet. Ta hensyn til dine medmennesker og nevneverdige personer utover deg selv kun dersom du anser det som nødvendig.
Når vi sender ut nyhetsbrev, behandler vi e-postadressen din. Vi behandler personopplysningene dine basert på samtykket du ga da du meldte deg på nyhetsbrevet. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt ved å kontakte oss eller klikke på «Avslutt abonnement» i et av de utsendte nyhetsbrevene.
Vi vil behandle personopplysningene dine til du trekker tilbake samtykket ditt ved å avmelde deg fra nyhetsbrevet.
Hvis du er eksisterende kunde hos oss, eller hvis vi har lagt deg til i utsendelseslisten fordi vi vurderer det som sannsynlig at du har interesse av innholdet, sender vi i stedet nyhetsbrev basert på berettiget interesse.
Som de fleste andre bedrifter driver vi med salg til både eksisterende og potensielle kunder. Dette innebærer at vi kan behandle personopplysninger om kontaktpersoner i ulike organisasjoner som er av interesse for oss, og ta kontakt via e-post, nettside eller sosiale medier. Personopplysningene vi behandler til dette formålet er vanligvis navn, jobbtelefonnummer, e-postadresse i jobben samt organisasjonens navn og adresse. Håndteringen begrunnes i vår berettigede interesse av å markedsføre virksomheten vår, finne nye samarbeidsmuligheter eller kunder og ivareta våre nåværende kunder.
Hvis organisasjonen din er kunde hos oss, behandler vi også kontaktopplysningene dine med grunnlag i vår berettigede interesse av å kunne oppfylle våre forpliktelser i henhold til avtalen og drive kundeoppfølging. Dette kan inkludere å svare på spørsmål knyttet til avtalen, opprette brukere i vårt supportsystem, dokumentere avtaler og utført arbeid, fakturere for utført arbeid og invitere til arrangementer i regi av oss eller konsernet vi er en del av.
Personopplysninger om kontaktpersoner hvis arbeidsgiver ikke går videre med å inngå avtale med oss som leverandør, lagres i maksimalt to år etter siste kontakt. Når det gjelder eksisterende kunder, lagres opplysninger som behandles for mersalg i opptil tre år etter siste handel, mens øvrige personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende kunder kan lagres i opptil 10 år etter siste handel for at vi skal kunne ivareta våre rettslige interesser (for eksempel for å gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav knyttet til avtalen).
For at vi skal kunne behandle søknaden din, vurdere om du er en egnet kandidat og ta kontakt for eventuelle spørsmål eller innkalling til intervju, må vi behandle personopplysningene dine. Hvilke opplysninger vi behandler avhenger av hva du sender inn til oss, men som regel gjelder det navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer samt opplysninger om kvalifikasjoner og øvrig innhold i CV og/eller søknadsbrev. Behandlingen utføres med grunnlag i vår berettigede interesse av å kunne håndtere søknaden din. Dersom du ønsker å trekke søknaden, kan du gjøre det ved å kontakte oss via kanalen du sendte søknaden gjennom, eller på [E-POSTADRESSE]. Gjør du det, vil vi slette alle personopplysningene dine og avslutte rekrutteringssaken, med mindre vi har en lovpålagt plikt til å lagre hele eller deler av opplysningene.
Dersom du ikke tilbys stillingen, lagres søknadsdokumentene dine i to år for at vi skal kunne oppfylle kravene i diskrimineringsloven. Dersom vi velger å ikke gå videre med en åpen søknad du har sendt inn fordi vi ikke trenger å ansette for øyeblikket, lagres dokumentene i ett år med mindre du ber om at de slettes før det. Selv om du ansettes, vil kvalifikasjonene dine lagres i to år, mens andre nødvendige opplysninger som navn, fødselsnummer og kontaktinformasjon lagres under hele ansettelsesforholdet og en viss tid deretter.
I enkelte tilfeller kan vi spørre deg som ikke får tilbud om ansettelse om vi får lagre kontaktopplysningene og kvalifikasjonene dine for fremtidige rekrutteringer eller arrangementer o.l. Dersom du samtykker til dette, har du alltid rett til å trekke samtykket tilbake når du måtte ønske det ved å kontakte oss.
I noen tilfeller kan eksisterende ansatte gi anbefalinger om deg som potensiell arbeidssøker. Når dette skjer, vil du bli informert om behandlingen uten ugrunnet opphold, med mindre det vil medføre en uforholdsmessig stor innsats eller i vesentlig grad vanskeliggjøre formålet med behandlingen. Informasjon om behandlingen gis uansett dersom det tas kontakt.
Vi kan også samle inn personopplysninger om referanser oppgitt av arbeidssøkeren for å vurdere søkerens egnethet for den aktuelle stillingen. Referansepersoner vil bli informert om behandlingen av sine personopplysninger ved første kontakt. Referansepersoners opplysninger lagres i maksimalt två år dersom søkeren ikke ansettes, for at vi skal kunne overholde kravene i diskrimineringsloven.
Vi bruker informasjonskapsler til ulike formål på nettsiden vår, og noen ganger inneholder disse informasjonskapslene personopplysninger. Opplysninger som behandles ved hjelp av informasjonskapsler kan for eksempel være hele eller deler av IP-adressen, informasjon om enheten eller besøksstatistikk. Med unntak av informasjonskapsler som er nødvendige for at nettsiden skal fungere, bruker vi ikke informasjonskapsler med mindre du gir oss ditt samtykke. Les mer i vår erklæring om informasjonskapsler.
Dersom personopplysningene dine behandles for et av formålene som nevnes i denne personvernerklæringen, kan opplysningene bli delt med våre leverandører og/eller samarbeidspartnere dersom det er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen. Vi har inngått egne databehandleravtaler med disse partene for å sikre at de kun behandler personopplysningene slik vi instruerer dem om.
Som registrert har du en rekke rettigheter etter personvernforordningen (GDPR). Nedenfor beskrives disse rettighetene samt hvordan vi jobber for å oppfylle dem.
Du har rett til å kontakte oss for å få informasjon om vi behandler personopplysningene dine, og i så fall få innsyn i opplysningene og informasjon om hvordan vi bruker dem. Du har også rett til å be om en kopi av personopplysningene. Den første kopien du ber om er gratis, men for ytterligere kopier kan det påløpe et gebyr. Dersom du sender forespørselen elektronisk, vil du om mulig få utlevert utskriften og informasjonen i elektronisk format. Med mindre du ber om et bestemt elektronisk format, vil utskriften leveres i et vanlig brukt format, for eksempel PDF-filer.
Dersom utleveringen til deg vil medføre ulemper for andre individer, kan det hende at vi avslår utlevering av visse personopplysninger. Retten til innsyn innebærer heller ikke at du alltid har rett til å få utlevert selve dokumentet hvor personopplysningene dine fremgår.
Du har rett til å få uriktige personopplysninger rettet uten ugrunnet opphold. Dersom det er hensiktsmessig med hensyn til formålet med behandlingen vår, har du også rett til å supplere ufullstendige personopplysninger, for eksempel ved å gi en supplerende uttalelse.
En begrensning av behandlingen innebærer at personopplysningene kun kan brukes og håndteres på visse avgrensede måter, for eksempel ved at vi kun har lov til å lagre dem og ikke bruke dem på annen måte i den perioden begrensningen gjelder. Annen bruk kan da kun skje med ditt samtykke, for å beskytte andres rettigheter eller av hensyn til viktige samfunnsinteresser.
Du har rett til å be om at vi begrenser behandlingen av personopplysningene dine i fire ulike situasjoner:
Dersom behandlingen av personopplysningene dine blir begrenset, er vi pliktige til å varsle deg før begrensningen opphører.
Du har rett til å be om sletting av personopplysningene dine. I følgende tilfeller er vi pliktige til å slette personopplysningene dine uten ugrunnet opphold:
Vær oppmerksom på at vi i visse situasjoner ikke vil kunne imøtekomme ønsket ditt om sletting. Vi kan avslå forespørselen din helt eller delvis dersom behandlingen vår er nødvendig av en av følgende grunner:
Dersom du har lidd skade som følge av at personopplysningene dine har blitt behandlet i strid med personvernforordningen, har du rett til å kreve erstatning.
Dersom du mener at behandlingen vår er ulovlig eller ikke utføres på korrekt måte, har du rett til å sende inn en klage til tilsynsmyndigheten (Integritetsskyddsmyndigheten / Datatilsynet).
Behandling som utføres med grunnlag i en berettiget interesse, en offentlig interesse eller som et led i myndighetsutøvelse har du alltid rett til å protestere mot etter personvernforordningen. Da vil vi foreta en interesseavveining ut fra din spesifikke situasjon for å vurdere om det fortsatt er berettiget å behandle personopplysningene dine for det angitte formålet.
Du har også rett til å protestere mot behandling som utføres for direkte markedsføringsformål. Gjør du det, vil vi stanse behandlingen uten å utføre noen interesseavveining først.
Når det gjelder behandling som utføres med grunnlag i samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake, og da skal behandlingen av personopplysningene opphøre. Behandling som ble utført før samtykket ble trukket tilbake anses imidlertid fortsatt som lovlig.
Automatisert behandling (f.eks. i et IT-system) som utføres med grunnlag i samtykke eller avtale der personopplysningene er samlet inn direkt fra deg, omfattes av retten til dataportabilitet. Dette innebærer at du har rett til å få utlevert personopplysningene dine i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, og om teknisk mulig, få disse overført direkt til en annen part.
Dersom forespørselen din er åpenbart grunnløs eller urimelig, for eksempel dersom du gjentatte ganger ber om det samme, kan vi kreve et gebyr eller avslå forespørselen din.
Du kan lese mer om rettighetene dine på tilsynsmyndighetens nettsider: www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/.
Kontakt
Innhold
